В отделе бухгалтерии существуют две секции. Одна – секция дохода.
Другая – секция расходов.
Секция дохода оформляет на соответствующих машинах инвойсы на все получаемые денежные средства и указывает, за что получена каждая сумма. Суммы, полученные по одному чеку за две или более услуги, оформляются на двух или более инвойсах.
Копия инвойса идёт в соответствующее обслуживающее подразделение орга низации, предоставляющее ту услугу, за которую произведена оплата. Другая копия идёт в папку клиента в секцию центрального файла. Ещё одну копию бухгалтерия сохраняет для составления еженедельной сводки. Оригинал отправ ляется клиенту в качестве квитанции. Инвойсы должны быть оформлены очень разборчиво и должны содержать всю необходимую информацию.
Деньги направляют в банк каждую неделю. Все документы: квитанции банка, выписанные им при получении денег, копии всех инвойсов за неделю и со ответствующие ленты калькуляторов с подсчётами сумм по каждой услуге (в дополнение к инвойсам) – собирают вместе и еженедельно подают на проверку казначею (или – в других организациях – управляющему финансами).
Расчётная неделя заканчивается в 14:00 в четверг, и в это время начинается новая расчётная неделя.
Начиная с 1 января 1964 года секция дохода заносит информацию из квитанций в бухгалтерские книги (для каждой организации, которую это касается, заводится одна такая книга).
Секция дохода, когда это требуется, обеспечивает также разбивку дохода на его различные статьи.
Секция дохода ведёт постоянный учёт должников и имеет для каждого свой файл. Эти файлы неизменно пополняются последней информацией и содержат полную картину того, что нам должны, со всеми необходимыми деталями. Вся связанная с этим корреспонденция помещается в файлы секции дохода.
Секция дохода ежемесячно отсылает официальное уведомление о состоянии счёта каждому должнику. Что касается тех, кто постоянно не оплачивает счета, то им секция дохода пишет письма, побуждая оплатить долги, а также докладывает обо всех подробностях дела казначею (или – в других организациях – управляю щему финансами), с тем чтобы тот рассмотрел дело и принял дополнительные меры. Цель секции дохода заключается в том, чтобы не допускать существования счетов, по которым организация не получила причитающихся ей сумм.
Секция дохода отвечает за возврат всех долгов любому другому отделу, например отделу книг, что входит в её функции учёта и сбора денег.
Для взыскания денежных средств секция дохода может обратиться в суд.
ВСЕ денежные поступления кладутся в банк. Никакие из имеющихся в нали чии денежных средств не могут быть использованы прежде, чем их положат в банк.
Быстрое выписывание инвойсов (чтобы обеспечить отправку материалов в течение одного рабочего дня), правильное получение и учёт всех причитающихся денежных сумм, помещение денег в банк и их хранение, пока они не помещены в банк, быстрый и настойчивый сбор денег, точное и быстрое информирование казначея (или – в других организациях – управляющего финансами) – таковы главные функции секции дохода.
Секция расходов отвечает за выплату и учёт всех долгов.
На каждого кредитора, платит ли он наличными или чеком, предъявляет ли он счёт к оплате или нет, заводится папка в файлах секции расходов, и вся корреспонденция делового плана с этим кредитором, касается ли она денег или нет, поступает в отдел расходов. Не должно быть никакого отдельного «делового файла», только файлы секции расходов. Единственное исключение делается для корреспонденции, касающейся денег, которые должны нам. Такая корреспонден ция помещается в файлы секции доходов. Каких либо других «деловых файлов» быть не должно.
Секция расходов никогда не оплачивает поступающие счета по одному. Все получаемые счета к оплате сначала помещаются в файлы секции расходов. Затем, когда приходит время платить по счетам, рассматривается весь файл. Идти в обход этой линии и оплачивать счета сразу, как только они попадают в корзинку «входящая», запрещено. Счета помещаются в файлы. Затем раз в месяц все файлы рассматриваются, подводятся итоги и результаты заносятся в сводки о состоянии счёта, которые находятся в папках, а также в сводную таблицу счетов к оплате. Сводная таблица счетов к оплате подготавливается к десятому числу каждого месяца и предоставляется вместе с папками или без них (в зависимости от того, как это требуется) Исполнительному директору или казначею вместе с отчётом по количеству денег на каждом счету в банке. В дальнейшем, если это необходимо, секция расходов, как указано выше, выписывает чеки или подготавливает налич ные. Эти чеки затем отдаются на подпись казначею (или – в других организациях – управляющему финансами), а когда они подписаны, их выдают кредиторам на руки или же отправляют по почте.
Еженедельный чек на заработную плату персонала подготавливается на подпись и отдаётся казначею (или – в других организациях – управляющему финансами) каждую неделю в среду, а наличные из банка получают в четверг. Готовится ведомость на зарплату, и в пятницу после полудня, не раньше, выдаются деньги. Тогда же выплачиваются все премиальные. Единственным исключением являются праздничные дни, когда они приходятся на пятницу.
На все расходы, независимо от того, осуществляются ли они наличными или чеком, на специальной машине для выписывания ваучеров, принадлежащей компании должнику, оформляют расходные ваучеры. Никакие выплаты не могут производиться без ваучера. А в ваучере должно быть ясно указано, за что производилась выплата.
Заказы на приобретение должны направляться в секцию приобретения до того, как будет осуществлено само приобретение, и эти заказы на приобретение должны поступить в секцию расходов до того, как счёт к оплате по данному приобретению может быть оплачен.
Счета за покупки, сделанные для организации без предварительного предоставления заказа на приобретение, должны быть оплачены работниками, сделавшими эти покупки, из их заработной платы.
Все составляемые договоры должны быть утверждены, прежде всего, каз начеем (или – в других организациях – управляющим финансами) путём подписания заказа на приобретение. Это касается договоров на оказание услуг, договоров с поставщиками и т.п. Это касается, при необходимости, и оплаты коммунальных услуг, но заказ на приобретение не требуется для оплаты жидкого топлива и т.п. Внутренние расходы (по оплате незначительных счетов, таких, как счета за газ) определяются квотой, не заказом на приобретение, и деньги на них свободно выделяют до тех пор, пока эти суммы не выходят за пределы квоты. Такие квоты устанавливаются Исполнительным директором или казначеем (или – в других организациях – управляющим финансами).
Чтобы содействовать управлению финансами, секция расходов заносит информацию изо всех ваучеров в бухгалтерские книги для компаний, которых это касается, с соответствующей разбивкой сумм выплат по каждому виду деятель ности. Для различных компаний данные заносятся в предназначенные для них отдельные бухгалтерские книги. Данные заносятся еженедельно по окончании недели в 14:00 в четверг, чтобы это согласовывалось с расчётным периодом для получения дохода. Чтобы способствовать этому, копии расходных ваучеров, по мере того как они выписываются, сразу же помещаются в соответствующие лотки в зависимости от того, в какие файлы они пойдут.
С расходными ваучерами работают следующим образом:
Оригинал направляется человеку или фирме, которым произвели выплату, одна копия – в папку этого человека или фирмы, одна копия – в лотки для дальнейшего помещения в файлы и одна копия – в конверт еженедельного отчёта по доходу (конверты аккуратно хранятся расположенными в хронологическом порядке).
Еженедельно по банковским выпискам подсчитывается общая сумма денежных средств на каждом банковском счёте (без каких либо поправок на чеки ещё не прошедшие по банку и не учтённые им), и эта информация вкладывается в конверт отчёта по доходу, содержащий данные за период, приблизительно совпа дающий с рассматриваемой неделей.
Все банковские выписки хранятся в секции расходов, вся сверка банковских выписок осуществляется там же.
Секция расходов в Англии и странах Содружества не может без специального разрешения превысить кредит в банке. Там, где дано разрешение превысить кредит в банке, скажем, на 700 фунтов, секция расходов впоследствии не может превысить эту цифру без нового разрешения. В Соединённых Штатах никакого превышения кредита не допускается.
Секция расходов полностью ответственна за то, есть ли у компаний, с ко торыми мы имеем дело, или у людей, в связи с которым производятся расходы, доверие к нашей организации в финансовой области. Счета, предъявляемые организации, не должны оставаться неоплаченными по небрежности. На такие счета должны обращать внимание казначея (или – в других организациях – управляющего финансами), и в сводной таблице счетов к оплате делаются пометки о том, насколько эти счета просрочены, если они появились до того месяца, на который заполняется сводная таблица. Нельзя расходовать средств больше, чем их есть на счету в банке, тем самым порождая антагонизм со стороны банковских менеджеров, а также бесконечную переписку. Как только ситуация становится критической и остаток на счету оказывается маленьким, на это необходимо сразу же обратить внимание казначея (или – в других органи зациях – управляющего финансами). Под рубрикой «доверие в финансовой области» идут замечания или комментарии по тем делам компании, которые ставят под угрозу её репутацию как кредитоспособной организации. Все такого рода замечания должны делаться казначею своевременно.
Когда сумма денег, которые выплачиваются какому то лицу авансом, превы шает его зарплату, то вопрос вычета денег из его зарплаты остаётся в ведении секции расходов. Если деньги выдаются в качестве ссуды какому то лицу или фирме, секция расходов передаёт это дело в секцию дохода для осуществления действий по их сбору, когда для этого наступает срок.
Основная функция секции дохода – обеспечить наличие денег, а не просто их учёт.
Основная функция секции расходов – обеспечить кредитоспособность и пла тёжеспособность организации, а не просто тратить деньги.
Как секция дохода, так и секция расходов должны предоставлять казначею и Исполнительному директору всю информацию о тех фактах, которые касаются сбора денег, а также должны поддерживать кредитоспособность и платёжеспособ ность организаций. Чрезвычайные ситуации финансового характера случаются только тогда, когда обе секции не выполняют свою работу по обеспечению инфор мацией управления, поскольку управление всегда может легко увеличить доход или привести в порядок расходы, если ему поступает достаточно предостережений. Компетентному управлению требуется примерно полгода, чтобы вывести органи зацию из состояния большой несбалансированности доходов и расходов. И ему требуется полтора года, чтобы вывести организацию из состояния по настоящему чрезвычайного финансового положения.
Платёжеспособность имеет место только тогда, когда доход превышает расхо ды. Неплатёжеспособность имеет место только тогда, когда расход превышает доходы.
Благодаря тому, что секция дохода обеспечивает получение дохода, а секция расходов обеспечивает, чтобы доход не иссякал быстрее, чем мы его получаем, и благодаря тому, что обе секции постоянно ставят управление в известность об отклонениях в их деятельности, платёжеспособность организации становится возможной. И работа для людей есть только в тех организациях, в которых поддерживается платёжеспособность.
(Примечание: казначей или Исполнительный директор могут – как это было сделано совсем рядом, в Лондоне, – приказать, чтобы все чеки организаций подписывались только казначеем Сент-Хилла. Казначей может приказать – несмотря на расстояние и воображаемые неудобства, особенно в тех случаях, где отсутствие платёжеспособности кажется хроническим и такое положение дел не исправляется, – чтобы ни один чек не подписывался никем, кроме казначея, и чтобы все остальные лица, подписывавшие ранее чеки, были отстранены от работы со счетами. Тем не менее все описанные выше действия предпринима ются и в этом случае, а сотрудник, назначенный на должность управляющего финансами организации, получает все отчёты и только те из них, которые требуются казначею, направляет ему вместе с готовыми на подпись чеками. При этом время рассчитывается таким образом, чтобы их успели вернуть авиапочтой. Это действие всегда приводило к тому, что платёжеспособность организации восстанавливалась. Подобная мера не меняет ни одного из описанных выше моментов, за исключением указанных здесь. ЛРХ)
(Примечание: в маленьких организациях как секция дохода, так и секция расходов управляется одним человеком, но даже если это так, то в каждой секции имеются свои полные файлы и свои функции, как это описано выше. ЛРХ)